Base da Arquivística

O respeito à ordem original ou à ordenação original dos documentos é a base da arquivística moderna. Com base na ordenação original, é possível ordenar um arquivo, adotando-se métodos adequados de arquivamento, arranjamento e indexação.
O arranjo está para o arquivo assim como a classificação está para os livros em bibliotecas.
Depois do tratamento arquivístico, o arquivista informa, através de letras e números, o local onde os documentos se encontram (pastas, maços, latas, estantes etc), a partir do fundo original e do acervo geral a que pertencem.
Depois que a documentação chega ao arquivo ou ao centro de documentação, são necessárias as seguintes etapas de arranjo arquivístico:
 Descrição dos documentos. Na primeira etapa, o profissional dedica-se ao conteúdo da documentação que ele está arranjando e não ao conteúdo de cada documento. É importante descobrir as características do fundo ou dos fundos de arquivo
 Etapa do arranjo propriamente dito. É a fase da atividade de ordenação e indexação dos documentos. Em geral, é suficiente respeitar a ordenação original, colocando-a em ordem cronológico. Após, os documentos são enumerados e organizados.
Quando o arquivista recebe uma documentação desordenada e com várias origens (exemplo: papéis oficiais, documentos particulares, jornais, revistas etc), ele precisará separá-los para iniciar a organização de fundos arquivísticos com esse material.
Depois de arranjados, os documentos podem ser localizados por intermédio dos instrumentos ou sistemas de busca, ou seja, de catálogos e listas, podendo ser manuscritos, impressos (catálogos ou listas de A a Z) ou informatizados.

Posted in: Pesquisa